Fixing problems, setting the scene is crucial: find your sponsor

Problems are there to be fixed. It is as easy as that! There are multiple occasions that it doesn’t feel like that. During my facilitations and coaching sessions I noticed at least three elements needed to make problem solving projects successful.  One pre-condition needs to be true though: being trained in the right problem solving techniques (Kepner-Tregoe).

Today, element number one: Clear Sponsorship

Do you recognize the following situations?

  • No resources (experts) available to support your data gathering phase
  • Lack of visibility and importance in the organisation
  • No clear view on what success looks like
  • Project that is dragging on
  • The question in your mind: “hey, is it only me that is caring about this issue?

Like in any project, problem solving projects need an owner/sponsor too. Without an owner/sponsor (or client if you like), you will probably get lost in your journey and you are confronted with the sketched situations.sponsorship

What is a sponsor? The MAN: the person (m/f) with Means, Authority and Need around the problem. Therefore, identifying the sponsor is the first crucial step when starting your assignment. With the sponsor, also called problem owner, you would like to perform a situation appraisal. Address the following items, and make a summary at the end of your conversation.

  1. Assess the situation:
    • What is the exact issue you will be working on
    • What activities have already been done?
    • What evidence is gathered so far?
    • What will success look like?
  2. Clarify the need:
    • Why is this issue at this moment a concern?
    • What is the importance of this issue being fixed? What if it is left unresolved?
    • What is the current status of the issue (severity)?
    • Why is your help needed at this time? What do they expect from you?
  3. Set the expectations:
    • At the end, what do I need to have accomplished?
    • What is in and out of scope?
    • What will be the timeframe of your efforts?
    • What support will be available (from the sponsor and the organisation)?
  4. Plan involvement
    • How do we communicate and how often?
    • Who is responsible for approving decisions and plans?
    • Who else need to be involved/informed?
    • Where will you be situated during the problem solving project?

Getting an answer to these questions, is providing you a clear picture of the situation at hand. Not only for you, but also the problem owner knows what to expect. Clear direction and transparency has been gained. So before you begin, take the time and schedule an intake interview. It is helpful to have this question list prepared, added with your own, and bring it along to the meeting. Obtaining mutual understanding on what you can and will expect from each other is essential for future success. This could also mean you discover a different owner would be a better option, rather than the initial chosen. Better discuss upfront rather than finding out half way.

Last but not least – keep in touch with your sponsor! For both a necessity with a great outcome.

Next episode, element number 2 – the dedicated team.

Share

Oeps foutje – € 310.700,- aan onterechte boetes

Image

Vorige week verscheen een opmerkelijk bericht in het nieuws: Honderden onterechte boetes….want mensen die door groen reden werden beboet! (zie: http://nos.nl/artikel/2172834-onterecht-honderden-boetes-na-foutieve-reparatie-flitspaal.html). Aangezien de boete €239,- per stuk was en het hier om minstens 1300 personen gaat, is het bedrag opgelopen tot €310.700,-.

Hilarisch natuurlijk en ook vervelend voor de gedupeerden. De uiteindelijke “schade” is veel groter en niet zo hilarisch. De door rood-rij boetes zijn nu niet uitgeschreven, door het uitzetten van de flitspaal loop de overheid ook inkomsten mis en wat te zeggen van de administratieve rompslomp die dit met zich mee heeft gebracht. Een incident waar toch even van geleerd moet worden.

Dat heb ik gedaan door er een plaatje van te maken. Het plaatje verteld meer dan 1000 woorden en maakt inzichtelijk hoe de vork in de steel zit. Het plaatje wordt een  echt praat plaatje (hoe anders met platte tekst!). (click om te vergroten).PPM Groen Licht

Uiteraard – beperken van de schade (uitzetten camera) en uitzetten van de actie om de kabels juist te installeren zijn de zaken die logisch naar voren komen. Maar laten we eens verder denken. Hoe kunnen we pro-actiever met dit incident omgaan? Hoe te voorkomen dat het in de toekomst weer fout gaat? Uit het plaatje kan ik een aantal andere mogelijke acties formuleren:

  1. Wat is de oorzaak dat er dit keer niet getest is? Hoe kunnen we dat voorkomen?
  2. Moet het onderhoudsplan van verkeerslichten aangepast worden?
  3. Zouden de kabels zo gemaakt kunnen worden dat ze “fail-safe” (en dat omdraaien niet mogelijk is, net als je USB stick in je computer)

Deze ideeën voeg ik toe aan het plaatje:

PPM Groen Licht met acties

Overzicht creëert inzicht, met als doel incidenten te voorkomen.

Ik ben benieuwd wat er in werkelijkheid wordt gedaan. Hopelijk ontspringen de gevaarlijke door-rood-rijders niet langer aan de dans.

Share

What is the shelf life of our skills?

Which skills are the ones that organizations need the most and are they sustainable?

Do those types of skills actually exist and how accurately can we ever predict which skills are needed in the future? Kepner and Tregoe, who founded KT in 1958, believed that critical thinking skills are what matter the most, regardless of the organization and prevailing conditions. After 57 years, I am wondering is this still a valid statement?

Continue reading

Share

Take CARE: Het is glad – kom goed beslagen ten ijs!

goed-beslagen-ten-ijs-komenDe temperaturen duiken onder nul en Nederland is weer in de ban van het schaatsen. Veldjes worden ondergespoten en de eerste marathon op natuurijs is weer volbracht.

Een daverende start van 2016 Dat is wel eens anders geweest, zeker bij de spoorwegen.

Hoe ben jij dit jaar gestart? Waar gaan de zorgen naar uit, waar liggen de ambities?

Eén ding is zeker: het begint altijd bij onszelf, dus “start simple – take CARE“. Continue reading

Share

Het brein speelt weer spelletjes – met 5 spelers

Lessons learned van de film Inside Out
Inside-Out-Movie-Review-Image-1-e1434808371228Dat het brein spelletjes speelt, wisten we al. Systeem 1 denken zet ons vaak op het verkeerde spoor en bewuster denken met systeem 2 kan zijn voordelen hebben, speciaal in situaties waarmee we nog niet bekend zijn.

De disney film Inside out laat ons een kijkje nemen in ons brein vanuit 5 basis emoties. Het heeft mij een leuke nieuwe dimensie gegeven hoe ons brein toch ook weer andere spelletjes speelt en ook hoe systeem 2 denken ons kan helpen.

Emoties – je hebt een keuze – emoties zijn geen stoorzender in je brein

 

Continue reading

Share